採用担当者のための注意点
現代の日本企業において、外国人材の活躍はもはや不可欠です。しかし、優秀な外国人材の採用を成功させるためには、日本人採用とは異なる特有の法務手続き、すなわち「就労ビザ」の申請·管理という大きなハードルを越えなければなりません。
手続きの複雑さや知識不足から、申請が不許可となり採用計画が頓挫してしまったり、知らず知らずのうちに法律違反を犯してしまい「不法就労助長罪」という重い罰則の対象となってしまったりするケースも少なくありません。
この記事では、ビザ専門の行政書士として、企業の採用担当者様が外国人雇用で直面するあらゆる疑問や不安を解消すべく、就労ビザの基本から、採用パターン別の具体的な申請フロー、トラブルを未然に防ぐための法務上の注意点、そして採用後の管理体制まで、網羅的かつ実践的に解説します。
1：就労ビザの基本と採用担当者が押さえるべき大原則
本格的な解説に入る前に、まずは制度の根幹をなす基本的な知識と、採用担当者として常に意識すべき大原則を整理しましょう。
1-1. 「就労ビザ」とは？
一般的に「就労ビザ」と呼ばれていますが、これは通称です。法的には、外国人が日本で報酬を得る活動を行うことを許可する**「在留資格」**の総称を指します。日本には十数種類の就労可能な在留資格があり、従事する業務内容によって取得すべき種類が異なります。
多くの企業で採用される専門職（いわゆるホワイトカラー職）の場合、そのほとんどが**「技術·人文知識·国際業務」**という在留資格に該当します。
1-2. 採用の最重要判断基準：「学歴」と「職務内容」の関連性
就労ビザ（特に「技術·人文知識·国際業務」）の審査において、出入国在留管理局（以下、入管）が最も重視するのが、**「本人の学歴（または職歴）と、採用後に従事させる業務内容との間に関連性があるか」**という点です。
- 学歴要件: 原則として、従事する業務に関連する分野を専攻して大学を卒業していること（「学士」の学位）、または日本の専門学校を卒業し「専門士」の称号を得ていることが求められます。
- 職務内容: 専門知識を活かすホワイトカラーの業務である必要があります。例えば、大学で機械工学を専攻した人を、マーケティング職として採用する場合、専門性の関連性を説明することが難しく、不許可のリスクが高まります。
採用選考の段階で、候補者の最終学歴と専攻内容を確認し、自社で任せる予定の業務と明確な関連性があるかを慎重に判断することが、ビザ取得の第一歩となります。
2：【採用パターン別】手続きの流れと注意点
外国人材の採用は、対象者が海外にいるか、日本国内にいるかによって手続きが大きく異なります。ここでは主要な3つのパターンに分けて、具体的なフローと注意点を解説します。
2-1. 海外在住の人材を呼び寄せる場合：「在留資格認定証明書交付申請」
海外に住む外国人を日本に呼び寄せて雇用するための、最も標準的な手続きです。
【申請フロー】
- 内定·雇用契約の締結: 採用を決定し、労働条件を明記した雇用契約を締結します。
- 必要書類の準備: 企業側と本人側で、それぞれ必要書類を準備します。
- 認定証明書の交付申請: 日本国内の企業（または依頼を受けた行政書士）が、会社所在地を管轄する入管に「在留資格認定証明書」の交付を申請します。
- 審査 (約1～3ヶ月): 入管による審査が行われます。
- 認定証明書の交付·送付: 許可されると「在留資格認定証明書（CoE）」が交付されます。これを原本で本人に国際郵便などで送付します。
- 現地日本大使館でのビザ(査証)申請: 本人が自国の日本大使館·領事館にCoE原本等を持参し、ビザ（査証）を申請します。
- 来日·就労開始: ビザが発給されたパスポートで来日。空港で在留カードが交付され、就労が可能になります。
【採用担当者の注意点】
- 申請代理: この手続きは、採用担当者が代理人として入管で申請を行うことが可能です。
- スケジュールの余裕: 書類準備から来日まで、合計で3～5ヶ月程度を見込んで採用スケジュールを組む必要があります。入管の審査期間は予測が難しく、想定より早く許可が出ることも、長くかかることもあります。
- CoEの有効期限: 在留資格認定証明書の有効期限は発行から3ヶ月です。この期間内に本人が日本に入国しないと無効になってしまうため、入社日との調整には細心の注意が必要です。
2-2. 日本国内の留学生を新卒採用する場合：「在留資格変更許可申請」
日本の大学や専門学校を卒業する留学生を採用するケースです。
【申請フロー】
- 内定·雇用契約の締結: 卒業後の入社を前提に、雇用契約を締結します。
- 必要書類の準備: 企業側と本人側で、それぞれ必要書類を準備します。
- 在留資格の変更申請: 原則として外国人本人が、住居地を管轄する入管に「留学」ビザから就労ビザへの「在留資格変更許可申請」を行います。
- 審査 (約1～3ヶ月): 審査が行われます。
- 新しい在留カードの受領: 許可されると入管から通知が届き、本人が新しい在留カードを受け取りに行きます。これをもって正式に就労が可能となります。
【採用担当者の注意点】
- 申請者: この手続きの申請人は外国人本人です。採用担当者が代行することはできません（行政書士への依頼は可能）。ただし、必要となる会社の書類準備など、企業側の全面的な協力が不可欠です。
- 申請タイミング: 卒業年度の12月頃から申請受付が開始されるのが一般的です。4月入社に間に合わせるためには、遅くとも1～2月中には申請を完了させることが望ましいです。申請が遅れると、4月の入社式に間に合わず、他の新入社員と足並みが揃わなくなる可能性があります。
- 卒業前のアルバイト: 留学生は通常「資格外活動許可」を得て週28時間以内のアルバイトが可能ですが、学校を卒業した後はこの許可も失効します。卒業後、就労ビザの許可を待っている間にアルバイトとして働かせることは不法就労となるため、絶対に行わないでください。
2-3. 国内で転職者を採用する場合
すでに就労ビザを持って他の企業で働いている外国人を中途採用するケースです。
【手続きと注意点】
- ① 在留カードの確認: まず、候補者が保有する在留カードの**「在留資格の種類」と「在留期間の満了日」**を必ず確認します。自社での業務内容が、現在許可されている在留資格の範囲内であることが大前提です。
- ② 所属機関に関する届出: 転職者は、前職の退職日および貴社への入社日から14日以内に入管へ「所属機関に関する届出」を提出する義務があります。この届出を怠ると、後のビザ更新で不利になる可能性があるため、本人に必ず履行するよう伝えてください。
- ③ 就労資格証明書の活用（推奨）: 転職後の業務が、現在の在留資格で問題なく行えることを入管に事前確認してもらう**「就労資格証明書」**という制度があります。これは任意の手続きですが、取得しておくことで、次回の在留期間更新時に「転職後の業務内容が不適切」という理由で不許可になるリスクを大幅に減らせます。特に、職種が少し変わる場合などには取得を強く推奨します。
- ④ 在留期間の更新: 在留期間の満了日が近い場合（例：6ヶ月未満）は、就労資格証明書は取得せず、速やかに**「在留期間更新許可申請」**の準備を進めます。更新申請は在留期限の3ヶ月前から可能です。
3：採用担当者が注意すべき最重要ポイント
手続きの流れに加えて、トラブルを未然に防ぎ、コンプライアンスを遵守するために不可欠な知識を解説します。
3-1. 雇用契約書の作成と「停止条件」
ビザ申請には、審査の前提として締結済みの雇用契約書が必要です。しかし、万が一ビザが不許可になった場合、「内定は出したのに働かせられない」という問題が生じます。このリスクを回避するため、雇用契約書に以下のような**「停止条件条項」**を必ず記載してください。
【記載例】 「本契約は、外国人当事者が日本で就労するために必要な在留資格の許認可が得られることを停止条件とし、当該許認可が得られないことが確定した場合は、本契約は効力を生じないものとする。」
この一文により、ビザが不許可になった場合には、雇用契約も自動的に無効となり、法的なトラブルを防ぐことができます。
3-2. 「不法就労助長罪」のリスクと在留カードの確認義務
企業には、外国人を雇用する際に在留カードを確認し、就労が許可されているかを確認する義務があります。これを怠り、就労資格のない外国人を雇用したり、許可された活動範囲を超えて働かせたりした場合、企業側が**「不法就労助長罪」**に問われます。
【罰則：3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金】
「知らなかった」では済みません。採用時には必ず在留カードの原本を確認し、コピーを保管するとともに、在留期限の管理を徹底する体制を構築してください。
3-3. 許可された業務範囲の厳守
例えば、「技術·人文知識·国際業務」のビザを持つエンジニアに、人手不足を理由に長期間、工場のライン作業や店舗での接客業務を専ら行わせることは**「資格外活動」**にあたり、違法です。
業務内容は、あくまでビザ申請時に申告した専門業務がメインでなければなりません。一時的な手伝いの範囲を大きく逸脱すると、本人のビザ更新が不許可になるだけでなく、企業側も不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
3-4. 給与水準と住居の保証人問題
- 給与水準: 外国人であることを理由に不当に低い給与を設定することはできません。同等の業務に従事する日本人と同等額以上の報酬を支払うことが、ビザの許可要件の一つです。
- 住居の保証人: 外国人が日本で賃貸物件を借りる際、保証人が見つからず苦労することが多々あります。企業が連帯保証人になるケースもありますが、退職後のリスクも伴います。社宅制度や保証会社利用のサポートなど、福利厚生の一環として支援体制を検討することが、人材の定着にも繋がります。
4：まとめ – 専門家の活用が成功への鍵
本記事では、外国人採用における就労ビザ手続きの全体像と、採用担当者様が特に注意すべき点を解説しました。その手続きの複雑さと、一つひとつの確認·管理業務の重要性をご理解いただけたかと思います。
外国人材の雇用は、企業の成長に大きな可能性をもたらしますが、その入口であるビザ手続きは、専門的な知識と細心の注意を要する法務手続きです。特に初めて外国人を採用する企業様や、イレギュラーなケースに直面して不安を感じている方は、自己判断で進める前に、ぜひ一度、私たちのようなビザ専門の行政書士にご相談ください。
5：当事務所のサポート
当事務所では、就労ビザに関する豊富な経験と専門知識を持つ行政書士が、お客様の状況に合わせて丁寧にサポートいたします。
- 就労ビザ取得の可能性診断
- 採用計画に合わせた最適な申請スケジュールの提案
- 必要書類のリストアップと作成サポート
- 入国管理局への申請手続き代行
- 採用後のコンプライアンス体制構築に関するアドバイス
お客様が安心して業務に集中できるよう、煩雑で専門的なビザ手続きを全面的にバックアップいたします。就労ビザに関する不安やお困りごとがございましたら、お気軽にご相談ください。
