外国人雇用手続の注意点

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1 はじめに
2 雇用前の最重要確認事項
- 2.1 在留資格の徹底確認
- 2.2 職務内容と本人の専門性の確認
3 【ケース別】複雑な就労ビザ申請手続きの3大パターン
4 【入社後】定着とコンプライアンスのための労務管理
5 まとめ – 専門家の活用が、外国人雇用成功への最短ルート
6 当事務所のサポート

はじめに

アイ・ビー飛鳥行政書士法人です。

少子高齢化による労働人口の減少が深刻な社会問題となる日本において、企業の持続的な成長と国際競争力の維持・強化は、国籍を問わない優秀な人材の確保に懸かっています。経済のグローバル化が加速する中、多様なバックグラウンドを持つ外国人材の活用は、もはや一部のグローバル企業だけの課題ではなく、あらゆる規模・業種の企業にとって重要な経営戦略となりつつあります。

しかし、その意欲とは裏腹に、多くの企業担当者様が外国人雇用の前で立ち止まってしまう現実があります。「何から手をつければいいのか分からない」「就労ビザの手続きが複雑そうで不安だ」「法律違反にならないか心配だ」といった声は、私たちが日々いただくご相談の中でも特に多いものです。

外国人雇用は、日本人を雇用する場合の労働基準法や社会保険関連の知識に加え、「出入国管理及び難民認定法（入管法）」という専門的な法律への深い理解が不可欠です。この入管法に基づく手続きを軽視したり、知識が不十分なまま進めてしまったりすると、採用計画そのものが頓挫するだけでなく、最悪の場合、企業が「不法就労助長罪」という重い罪に問われ、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されるという深刻なリスクさえ存在します。

この記事では、そのような事態を未然に防ぎ、企業が安心して、そして戦略的に外国人材を迎え入れられるよう、外国人雇用の全プロセスを網羅的に解説します。採用活動を始める前の準備段階から、候補者の状況によって分岐する複雑な就労ビザの申請パターン、さらには入社後の労務管理や定着支援に至るまで、ビザ専門の行政書士が企業の採用担当者様のあらゆる疑問に答えるべく、包括的かつ具体的に、そして詳細に解説していきます。この記事を最後までお読みいただくことで、外国人雇用に関する法的なリスクを最小限に抑え、成功への確かな一歩を踏み出すことができるはずです。

雇用前の最重要確認事項

採用広告を出したり、面接を開始したりする前に、必ず押さえておくべき2つの極めて重要な確認事項があります。この初期段階の確認を怠ると、その後の時間、コスト、労力がすべて水の泡となりかねません。いわば、外国人雇用の成否を分ける最初の関門です。

在留資格の徹底確認

外国人雇用の絶対的な第一歩は、採用候補者が日本で就労可能な在留資格を既に持っているか、あるいはこれから取得できる見込みがあるかを厳密に確認することです。

外国人が日本に合法的に滞在し、特定の活動を行うことを許可する法的な資格が「在留資格」であり、その身分証明書が**「在留カード」**です。採用面接の際には、必ずこの在留カードの原本を提示してもらい、コピーを保管するとともに、以下の点を虫の目でチェックしてください。

【在留カード・完全チェックリスト】

① 在留資格の種類: カード中央に記載されている「在留資格」欄を確認します。「技術・人文知識・国際業務」「技能」「経営・管理」など、職務内容に対応した就労可能な資格かを確認します。
② 就労制限の有無: そのすぐ下に記載されている「就労制限の有無」は最も重要な項目です。
- 「就労制限なし」: この記載があるのは、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」の4つの在留資格です。これらの資格を持つ人は、日本人と同様に職種や労働時間の制限なく、どのような仕事にも就くことができます。単純労働も可能です。
- 「在留資格に基づく就労活動のみ可」: いわゆる専門職の就労ビザを持つ人の場合、この記載があります。これは、「許可された在留資格の範囲内の活動（仕事）しかできませんよ」という意味です。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の資格でITエンジニアとして働くことはできますが、その人が飲食店のホールスタッフや建設現場の作業員として働くことは、原則として認められません。
- 「指定書により指定された就労活動のみ可」: 在留資格「特定活動」の場合に見られる記載です。この場合は、パスポートに添付されている「指定書」の内容を確認し、どのような活動が許可されているかを個別に確認する必要があります。ワーキングホリデーなどがこれに該当します。
- 「就労不可」: 「留学」や「家族滞在」、「文化活動」などの在留資格の場合、この記載があります。原則として、収入を得る活動は禁止されています。ただし、これで即不採用と判断してはいけません。次のチェックポイントに進みます。
③ 資格外活動許可欄（カード裏面）: 「就労不可」の在留資格であっても、カード裏面左下の「資格外活動許可欄」に**「許可」の印が押されている場合があります。その場合、「原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く」**という条件の範囲内で、アルバイトとして雇用することが可能です。（留学生の場合、学則で定められた長期休暇中は1日8時間・週40時間まで拡大されます。）
④ 在留期間（満了日）: カード表面に記載されている在留期間の満了日を確認します。期限が過ぎている場合、その方は不法滞在（オーバーステイ）の状態にあり、絶対に雇用してはいけません。
⑤ 偽造カードへの警戒: 近年、精巧な偽造在留カードが出回っています。不法就労助長罪のリスクを避けるためにも、出入国在留管理庁が提供する**「在留カード等読取アプリケーション」**をスマートフォンにインストールし、カードに内蔵されたICチップの情報を読み取ることで、真贋を確認することを強く推奨します。

これらの確認を怠り、就労が許可されていない外国人を雇用した場合の代償は計り知れません。知らなかったでは済まされず、企業側が不法就労助長罪に問われるリスクがあることを、常に念頭に置いてください。

職務内容と本人の専門性の確認

次に、採用後に担当させる具体的な職務内容と、外国人本人が持つ学歴（専攻分野）や職歴との間に、明確で論理的な関連性があるかを確認します。これは、特に専門職向けの就労ビザ（代表例：「技術・人文知識・国際業務」）を新規に取得したり、変更したりする際の審査で、最も厳しく見られるポイントです。

日本の就労ビザ制度の根幹には、「専門的な知識や技術を持つ外国人材を受け入れることで、日本の産業や文化の発展に貢献してもらう」という考え方があります。そのため、誰にでもできるような単純労働ではなく、その人でなければならない専門性が求められるのです。

【「技術・人文知識・国際業務」ビザ取得の要件】

学歴要件（大学・専門学校卒の場合）:
- （技術・人文知識分野）: 従事しようとする業務に必要な技術や知識に関連する科目を専攻して大学を卒業していること、または日本の専門学校を卒業していること。
  - OK例①: 大学で情報工学を専攻した人を、SE（システムエンジニア）として採用する。
  - OK例②: 経済学部でマーケティングを専攻した人を、海外マーケティング担当として採用する。
  - NG例①: 文学部で日本文学を専攻した人を、プログラマーとして採用する。（業務との関連性が極めて低い）
  - NG例②: 服飾系の専門学校を卒業した人を、総務・経理担当として採用する。（同様に関連性が低い）
- （国際業務分野）: 翻訳、通訳、語学の指導、広報、宣伝又は海外取引業務等に従事する場合で、その業務に関連する業務について3年以上の実務経験を有すること。（ただし、大学を卒業した人が翻訳・通訳等を行う場合は実務経験不要）
実務経験要件（学歴要件を満たさない場合）:
- （技術・人文知識分野）: 従事しようとする業務について10年以上の実務経験があること。
- （国際業務分野）: 上記の通り、3年以上の実務経験があること。

面接の段階で、卒業証明書や成績証明書、過去の勤務先が発行した在職証明書などを提出してもらい、自社で担当してもらう予定の仕事と、その人が培ってきた専門性がしっかりと「接着」しているかを、入管審査官の視点で客観的に判断することが、ビザ取得の成功率を大きく左右します。

【ケース別】複雑な就労ビザ申請手続きの3大パターン

採用したい外国人が現在どこにいるか、どのような状況にあるかによって、必要となるビザ手続きは大きく3つのパターンに分かれます。それぞれの流れと必要書類を詳細に見ていきましょう。

【パターン1】海外在住の優秀な人材を日本に呼び寄せる（在留資格認定証明書交付申請）

海外の大学を卒業する新卒者や、海外でキャリアを積んだ人材を新規に採用し、日本に招聘するケースです。この場合、外国人本人はまだ日本に入国する許可を持っていないため、日本にいる企業が代理人となって手続きを開始する必要があります。

手続きの種類: 在留資格認定証明書交付申請（Certificate of Eligibility: CoE申請）
- これは、「この外国人は、日本で行う活動（就労）の条件に適合していますよ」ということを、法務大臣が事前に証明する文書です。
申請から就労開始までの流れ:
- 内定・雇用契約の締結: 採用を決定し、労働条件を明記した雇用契約を締結します。
- 企業がCoEを申請: 企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に、企業側が必要書類一式を提出します。
- 入管による審査（標準処理期間：1～3ヶ月）: 入管にて、本人の学歴・職歴の要件、職務内容との関連性、企業の事業の安定性・継続性、給与水準の相当性などが総合的に審査されます。
- CoEの交付・海外送付: 審査を通過すると「在留資格認定証明書（CoE）」が交付されます。これを国際郵便などで速やかに海外にいる本人へ送付します。
- 本人による査証（ビザ）申請: 本人は、受け取ったCoEとパスポートなどを持って、居住地を管轄する現地の日本大使館・総領事館で査証（ビザ）を申請します。
- 来日・在留カード交付・就労開始: 査証が発給されたら、CoE交付から3ヶ月以内に来日する必要があります。到着した空港（成田、羽田、関空など）で在留カードが交付され、晴れて日本での就労を開始できます。
主な必要書類の詳細:
- 【本人に用意してもらう書類】
  - 証明写真（規定サイズあり）
  - パスポートのコピー（身分事項ページ）
  - 最終学歴の卒業証明書（原本）
  - （専門学校卒の場合）成績証明書（原本）
  - （実務経験を要件とする場合）過去の勤務先発行の在職証明書（期間、職務内容が明記されたもの）
  - （保有している場合）日本の国家資格等の合格証のコピー
  - 履歴書
- 【企業が用意する書類】
  - 在留資格認定証明書交付申請書
  - 雇用契約書の写し（労働条件通知書でも可）
  - 会社の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
  - 会社の定款の写し
  - 会社案内（パンフレットやウェブサイトの印刷物など、事業内容が分かるもの）
  - 直近年度の決算報告書の写し（損益計算書、貸借対照表）
  - 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（税務署の受付印があるもの）
  - 採用理由書（任意だが極めて重要）： なぜこの外国人を採用する必要があるのか、どのような業務を担当させるのか、本人の専門性がどう活かされるのかを具体的に説明する文書。これが審査の説得力を大きく左右します。

【パターン2】国内の他社で働く外国人を転職で採用する（中途採用）

すでに日本で就労ビザを持って働いている人材を中途採用するケースです。この場合、一見するとビザ手続きは不要に思えるかもしれませんが、大きな落とし穴があります。前の会社で許可されたビザが、自社での業務内容でも有効とは限らないからです。

手続きの種類:
- ①（強く推奨）就労資格証明書交付申請:
  - これは、転職後の新しい会社での業務内容が、現在保有している在留資格で許可された活動の範囲内であることを、入管に事前に審査・証明してもらう手続きです。
  - この証明書は任意の申請ですが、取得しておけば、次回の在留期間更新許可申請が非常にスムーズに進むという絶大なメリットがあります。逆に、これを取得せずに入社し、数年後の更新時に「新しい仕事はあなたのビザの範囲外です」と判断され、不許可になってしまうリスクを回避できます。
- ②（必須）在留資格変更許可申請:
  - 転職によって職務内容が大きく変わり、現在の在留資格の活動範囲から明らかに逸脱する場合（例：通訳「技術・人文知識・国際業務」→中華料理の料理人「技能」）は、この変更申請が必須となります。
申請から就労開始までの流れ:
- 内定・雇用契約の締結: 採用を決定します。
- 入管へ申請: 本人または企業が、入管へ「就労資格証明書交付申請」または「在留資格変更許可申請」を行います。
- 審査（標準処理期間：2週間～3ヶ月）: 審査が行われます。
- 証明書交付・就労開始: 証明書が交付された、または変更が許可された後、安心して就労を開始できます。
主な必要書類の詳細: パターン1の書類に加えて、以下の書類が必要となります。
- 【本人に用意してもらう書類】
  - 在留カード（提示）
  - パスポート（提示）
  - 前職の源泉徴収票
  - 前職の退職証明書
- 【企業が用意する書類】
  - 就労資格証明書交付申請書または在留資格変更許可申請書
  - その他、パターン1に準ずる企業側の書類一式

【パターン3】日本の教育機関に在籍する留学生を新卒で採用する

日本の大学や専門学校を卒業する優秀な留学生を新卒採用するケースです。「留学」ビザのままでは就労できませんので、就労可能な在留資格への切り替えが絶対に必要です。

手続きの種類: 在留資格変更許可申請
申請から就労開始までの流れ:
- 内定・雇用契約の締結: 採用を内定します。
- 入管へ変更申請: 申請は、卒業年の12月1日頃から受付が開始されます。4月の入社日に間に合わせるためには、このタイミングで速やかに申請することが肝心です。3月以降は全国の入管が卒業・入学シーズンで大変混雑し、審査が遅延する傾向にあります。
- 審査（標準処理期間：1～3ヶ月）: 審査が行われます。特に、大学での専攻と職務内容の関連性が厳しく審査されます。
- 新しい在留カードの受領・就労開始: 許可されると、入管からハガキで通知が届きます。本人が入管に出頭し、新しい在留資格が記載された在留カードを受領します。これをもって、入社日からの就労が可能になります。
主な必要書類の詳細: パターン1の書類に加えて、以下の書類が必要となります。
- 【本人に用意してもらう書類】
  - 在留カード（提示）
  - パスポート（提示）
  - 大学等の卒業証明書（または卒業見込証明書）
  - 大学等の成績証明書
- 【企業が用意する書類】
  - 在留資格変更許可申請書
  - その他、パターン1に準ずる企業側の書類一式

【入社後】定着とコンプライアンスのための労務管理

無事にビザが取得でき、外国人が入社したからといって、企業としての責任が終わるわけではありません。むしろここからが、その人材に長く活躍してもらうための、そして法を遵守するための本番です。

雇用契約書・労働条件通知書の交付:
トラブル防止の観点から、職務内容、給与（計算方法、締日、支払日）、労働時間、休日、休暇などを明記した書面を交付することは、日本人と同様に必須です。特に外国人雇用の場合は、本人が理解できる言語（母国語や、少なくとも英語）の翻訳版を用意することが、後の「言った、言わない」という問題を避ける上で極めて有効です。また、ビザ申請が不許可になった場合に備え、「本雇用契約は、就労可能な在留資格の取得を停止条件として発効する」といった一文を入れておくことも、リスク管理上重要です。
社会保険・労働保険の手続き:
外国人であっても、法律で定められた加入要件（労働時間など）を満たせば、健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険への加入は日本人と全く同じ義務です。「外国人だから」「短期の滞在だから」といった理由で加入させないことは、明確な法律違反となります。手続きは、日本人従業員と基本的に同じです。
各種届出の履行:
- ハローワークへの届出: 雇用保険の被保険者とならない外国人を雇用した場合や、外国人が離職した場合は、その都度ハローワークへ**「外国人雇用状況届出書」**を提出する義務があります。（雇用保険に加入する場合は、資格取得届の提出がこの届出を兼ねます）。届出を怠ると30万円以下の罰金の対象となります。
- 出入国在留管理局への届出:
  - （本人）契約機関に関する届出: 転職者を採用した場合、外国人本人は、新しい会社に入社してから14日以内に入管へ「契約機関に関する届出」をオンラインまたは窓口で提出する義務があります。これは本人の義務ですが、怠ると次回のビザ更新で不利になる可能性があるため、企業側からも提出を促し、サポートしてあげることが望ましいです。
  - （企業）所属機関に関する届出: 企業側も、中長期在留者（外国人従業員）を受け入れたり、その受け入れが終了（退職）したりした場合に、14日以内に入管へ届出を行う努力義務があります。
在留期間の更新管理という最重要ミッション:
就労ビザには必ず有効期間（1年、3年、5年など）が定められています。企業は、雇用する全外国人従業員の在留カードのコピーを管理し、誰の在留期間がいつ満了するのかを一覧表などで管理する体制を構築することが、コンプライアンス上、極めて重要です。
在留期間の更新申請は、在留期限の3ヶ月前から可能です。期限が近づいてきた従業員には、会社から積極的に声をかけ、必要書類（会社の決算書など）の準備に協力しましょう。万が一、更新を忘れて1日でも期限を過ぎてしまうと、その従業員は不法滞在となり、雇用を継続できなくなるだけでなく、退去強制の対象となってしまいます。これは、企業にとっても本人にとっても、取り返しのつかない事態です。
就業規則の整備と多言語での周知:
就業規則は、外国人従業員にも当然に適用されます。日本の労働慣行や社内ルール（服務規律、休暇の申請方法、ハラスメントの禁止など）を正しく理解してもらうため、就業規則の要約版をやさしい日本語や英語などで作成し、丁寧に説明する機会を設けることが、文化や価値観の違いから生じる無用のトラブルを防ぎます。

まとめ – 専門家の活用が、外国人雇用成功への最短ルート

本記事では、外国人雇用の手続きについて、採用前の準備からビザ申請の3大パターン、そして入社後の労務管理まで、実務上のポイントを詳細に解説しました。そのプロセスの複雑さと、一つひとつの手続きが持つ法的な重要性をご理解いただけたかと思います。

外国人材の雇用は、企業に新たなイノベーション、多様性、そして海外市場への足がかりといった、計り知れない成長の機会をもたらします。しかし、その輝かしい未来への入り口であるビザ手続きは、専門的な知識と細心の注意を要する、いわば「企業の法務能力が試される場」です。書類の不備や、採用理由の説明不足で一度不許可の烙印を押されてしまうと、その後のリカバリーは非常に困難になります。

初めて外国人を採用する企業様や、今回のケースは少し複雑で不安だ、と感じていらっしゃるご担当者様は、自己判断で手続きを進める前に、ぜひ一度、私たちのようなビザ申請を専門とする行政書士にご相談ください。専門家は、最新の法改正や入管の審査傾向を熟知しており、お客様の状況に応じた最適な道筋を示すことができます。リスクを最小限に抑え、確実かつスピーディーに手続きを進めること。それが、専門家を活用する最大の価値です。