就労ビザ海外からの外国人招へい
目次
はじめに
アイ・ビー飛鳥行政書士法人です。
労働人口の減少という構造的な課題に直面する日本において、海外の優秀な人材を確保することは、もはや一部のグローバル企業だけの話ではなく、あらゆる業種・規模の企業にとって死活問題となりつつあります。しかし、その高い潜在能力に惹かれ、海外在住の素晴らしい人材を見つけ出したとしても、そこからが本当のスタートです。
「内定を出したはいいが、何から手をつければいいのか分からない」
「膨大な書類を前に、途方に暮れている」
「手続きに時間がかかりすぎて、採用計画が大幅に遅れてしまった」
このようなご相談は、私たちの事務所にも後を絶ちません。海外からの人材招聘は、国内の採用活動とは全く異なる、専門的かつ複雑な法務手続きの連続です。その中心に位置するのが「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility, CoE）」の交付申請であり、この手続きへの理解不足が、採用の成否を分けると言っても過言ではありません。
この記事では、ビザ専門の行政書士として、海外にいる外国人を日本に呼び寄せ、雇用するまでの全プロセスを、可能な限り具体的かつ網羅的に解説します。採用計画の段階から、最重要関門であるCoE申請、そして来日後の手続きまで、各ステップで企業が「何を」「いつ」「どのように」行うべきかを、豊富な実務経験に基づいて明らかにします。
【準備編】招聘プロセスの成否を決める「採用活動」と「雇用契約」
海外からの人材招聘は、日本の出入国在留管理局（入管）への申請手続きが始まるずっと前から始まっています。この準備段階での取り組みが、後の手続きをスムーズに進めるための土台となります。
採用計画の策定と候補者の選定
まず、どのような人材が必要かを明確にし、その人材が従事する予定の職務内容を具体的に定義します。この職務内容が、後に申請することになる「在留資格（就労ビザ）」の種類を決定する上で極めて重要になります。
- 職務内容の具体化： 例えば「ITエンジニア」であれば、「どのような言語を使い、どのようなシステムの開発・設計・保守を行うのか」まで具体化します。
- 候補者の学歴・職歴の確認： 候補者の専攻や過去の職務経験が、日本で行う予定の仕事内容と密接に関連しているかを確認します。この関連性が低いと、ビザ不許可の大きな原因となります。
海外在住者との面接と内定
現在はオンラインでの面接が主流です。時差に配慮しつつ、候補者のスキルや人柄を見極めます。採用を決定したら、内定通知書を発行し、入社の意思を確認します。この段階で、日本での就労ビザ取得が雇用条件であることを明確に伝えておくことが重要です。
雇用契約の締結
ビザ申請の根幹となるのが、企業と外国人材との間で締結される「雇用契約書（または労働条件通知書）」です。この書類は、入管が雇用の実態を判断するための最重要資料の一つとなります。
【重要ポイント】
- 明確な労働条件： 職務内容、勤務地、労働時間、休日、そして給与額を明確に記載します。特に給与については、同職種の日本人従業員と同等かそれ以上であることが厳格に求められます。不当に低い報酬は、安定した生活が送れないと判断され、不許可事由となります。
- 理解可能な言語での作成： トラブル防止のため、日本語版と合わせて、候補者の母国語または英語の翻訳版を用意することが強く推奨されます。
【申請編】最重要関門！「在留資格認定証明書（CoE）」交付申請
雇用契約を締結したら、いよいよ入管への手続きが始まります。海外から就労目的で外国人を呼び寄せる場合、ほぼすべてのケースで「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility, 以下CoE）」という書類を日本国内で事前に取得する必要があります。
なぜCoEが必要なのか？
CoEとは、「この外国人は、日本で行おうとしている活動（就労など）の内容が正当であり、かつ日本の入国・在留条件に適合しています」ということを、日本の法務大臣（実際は出入国在留管理庁）が事前に証明してくれるものです。
このCoEを取得せずに、外国人が直接海外の日本大使館で就労ビザを申請することも理論上は可能ですが、審査に膨大な時間がかかるため、現在ではCoEを取得する方法が一般的です。CoEがあれば、在外公館でのビザ発給や、日本の空港での上陸審査が非常にスムーズに進みます。
申請手続きの全体像
CoEの申請は、受け入れ企業（またはその代理人である行政書士など）が、企業の所在地を管轄する出入国在留管理局に対して行います。
- 必要書類の収集・作成： 企業側、外国人本人側の双方で膨大な書類を準備します。
- 入管へ申請： 準備した書類一式を管轄の入管に提出します。
- 入管での審査： 審査期間は申請する在留資格や時期によりますが、通常1ヶ月〜3ヶ月程度かかります。
- CoEの交付： 審査が通れば、CoEが郵送で交付されます。
CoE審査の2大ポイント：「企業の信頼性」と「本人の適格性」
入管の審査は、大きく分けて2つの側面から行われます。
(1) 受け入れ企業の審査（事業の安定性・継続性）
入管は、「この会社は、採用した外国人に給与を支払い続け、安定的に雇用し続けられるか？」を厳しくチェックします。審査のポイントは企業の規模や状況によって異なります。
- カテゴリー1（大企業・上場企業）： 社会的信用が高いため、決算書などの提出が免除されるなど、手続きが簡素化されます。
- カテゴリー2（中小企業・黒字経営）： 直近の決算報告書や法定調書合計表などを通じて、経営の健全性を証明します。書類を不備なく揃えることが重要です。
- カテゴリー3（新設法人・スタートアップ）： 過去の実績がないため、未来の可能性を証明する**「事業計画書」**が命運を分けます。事業の具体性、収支計画の妥当性、そして「なぜこの外国人が必要なのか」を説得力をもって説明する必要があります。
- カテゴリー4（赤字経営・債務超過の企業）： 原則として厳しい審査となりますが、「なぜ赤字なのか（例：先行投資など）」という合理的な理由と、具体的な経営改善計画を記した**「理由書」**を提出することで、許可の可能性は残されています。
(2) 申請者本人の審査（在留資格該当性・上陸許可基準適合性）
「この外国人の学歴・経歴は、日本で行う仕事内容に本当に見合っているか？」という点が審査されます。
- 在留資格該当性： 予定されている仕事内容が、申請する在留資格の活動範囲に合致しているか。
- 上陸許可基準適合性： 本人が、学歴や実務経験など、法律で定められた基準を満たしているか。例えば「技術・人文知識・国際業務」であれば、原則として「関連分野を専攻して大学を卒業」または「10年以上の実務経験」が必要です。
主な必要書類一覧
申請する在留資格によって異なりますが、代表的な「技術・人文知識・国際業務」の場合、主に以下の書類が必要となります。
【企業側が準備する書類】
- 在留資格認定証明書交付申請書
- 企業の登記事項証明書
- 直近年度の決算報告書（損益計算書、貸借対照表）の写し
- 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
- 会社案内（パンフレットやウェブサイトのコピー）
- 雇用契約書の写し
- 雇用理由書（なぜこの外国人を採用する必要があるのかを説明する文書）
【外国人本人に海外から送ってもらう書類】
- 証明写真
- パスポートのコピー
- 最終学歴の卒業証明書
- 職務経歴書（履歴書）
- 業務に関連する資格の合格証明書など
【来日編】CoE交付後から日本入国までの流れ
無事にCoEが交付されたら、ゴールは目前です。しかし、ここで気を抜くと最後の最後でつまずく可能性があります。
CoEの原本を本人へ送付
交付されたCoEの原本を、国際郵便（EMSなど追跡可能な方法が望ましい）で海外にいる本人へ送付します。コピーは不可です。
【最重要注意点】
CoEの有効期間は発行日から3ヶ月間です。 この期間内に日本へ上陸（入国）しなければ、CoEは無効となり、すべて最初からやり直しになってしまいます。速やかに送付し、本人に手続きを進めてもらいましょう。
現地日本大使館・領事館での査証（ビザ）申請
CoEの原本を受け取った本人は、パスポートや申請書などと共に、自国にある日本の大使館または総領事館へ出向き、査証（ビザ）の発給を申請します。CoEがあるため、通常は1週間程度でパスポートにビザシールが貼付されて返却されます。
渡航準備と入国
ビザが発給されたら、いよいよ来日の準備です。
- 航空券の手配
- 住居の確保： 外国人が来日前に日本で家を借りるのは非常に困難です。企業が社宅を用意したり、賃貸契約の保証人になるなどのサポートが不可欠です。
- 日本へ入国： 到着した空港（成田、羽田など）の上陸審査カウンターで、パスポート、ビザ、そしてCoEを提示します。問題がなければ、その場で顔写真付きの「在留カード」が交付され、日本での中長期滞在者としての身分が正式に認められます。
【入社後編】スムーズな定着を促す初期サポート
在留カードを受け取って入社すれば、すべて完了ではありません。外国人が日本での生活と仕事にスムーズに適応できるよう、企業側のサポートが求められます。
行政手続きのサポート
- 住民登録： 入国後14日以内に、住居地を管轄する市区町村役場で住民登録（転入届）を行う必要があります。在留カードとパスポートを持参します。
- 銀行口座の開設、携帯電話の契約など： これらの生活インフラの契約も、来日直後の外国人にとってはハードルが高いものです。可能な限り同行・サポートすることが望ましいでしょう。
社会保険・労働保険の手続き
日本人従業員と同様に、健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険への加入手続きを行います。
ハローワークへの届出義務
外国人を雇用した場合、企業はハローワークへ「外国人雇用状況の届出」を行う義務があります（雇用保険に加入する場合は、資格取得届の提出をもって届出とみなされます）。
まとめ – 計画的な準備と専門家の活用が成功への鍵
本記事では、海外からの人材招聘について、採用計画から入社後の手続きまでの一連の流れを解説しました。ご覧いただいた通り、そのプロセスは多岐にわたり、多くの時間と専門知識を要します。
特に、CoE申請における入管の審査は年々厳格化しており、安易な自己判断での申請は、不許可という結果を招きかねません。一度不許可になると、再申請のハードルは格段に上がってしまいます。
優秀な外国人材の確保という重要な経営戦略を成功させるためには、各ステップを確実に、そして計画的に進めることが不可欠です。
初めて外国人を招聘する企業様、自社の状況でビザが取得できるか不安な企業様は、リスクを冒す前に、ぜひ一度、私たちのようなビザ専門の行政書士にご相談ください。
当事務所のサポート
当事務所では、就労ビザに関する豊富な経験と専門知識を持つ行政書士が、お客様の状況に合わせて丁寧にサポートいたします。
- 就労ビザ取得の可能性診断
- 企業の状況に応じた必要書類の具体的なアドバイス
- 説得力のある事業計画書や理由書の作成サポート
- 出入国在留管理局への申請手続き代行
- 採用決定から入社までのトータルサポート
お客様の企業状況を丁寧にヒアリングし、外国人材の雇用という大きな経営判断が成功裏に終わるよう、ビザ取得の可能性を最大限に高めるためのサポートをいたします。就労ビザに関する不安を抱えている方は、お気軽にご相談ください。
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